قد تسأل لِم لَم يكن العنوان ضاعف انتاجيتك اربع مرات، بدلا من الإشارة لنصف الوقت. ذلك لرغبتي الإشارة لفكرة مُتصلة من كتاب “العمل الزائف”، الذي يشير فيه الكاتبان دينيس نورمارك وأنديرز فوغ إلى عدم وجود جدوى حقيقية من زيادة ساعات العمل في أكثر الأحيان وإلى أن المهمة عادة مَنوطة بالوقت المُقدر لتنفيذها. وإقترح الكتاب في هذا الإطار تخفيض ساعات أو حتى أيام العمل الاسبوعية، ويخلص إلى نتيجة مفادها أن الشعور بالانشغال في العديد من الأحيان، لا يعدو كونه عبث لا يؤدي إلى شيء.
في اليابان، تعتبر ساعات العمل التي يقضيها العامل مُرتفعة مقارنة مع ساعات العامل في الدول المُتقدمة، والنتيجة، عكسيّة، كما يُعبر الشكل أدناه والمأخوذ من موقع مركز الأبحاث الإقتصاديّة، والتجاريّة والصناعيّة RIETI..
الأمر الآخر الذي يدفعنا للتفكير بهذه الطريقة، هو أهميّة الإنتاج لكميّة كافيّة بوقت زمني ضيق تفرضه الظروف في كثير من الأحوال، كالحاجة لرعايّة العائلة أو أحد الأقارب، أو للمحددات التي يفرضها التكوين النفسي للشخص، أو لمشكلة صحيّة قد تُلزم عدم أداء العمل المعتاد بساعات طويلة، أو لأننا لا نعيش من أجل الوظيفة وإنما العكس.
اليوم وفي عالم يتسم بسرعة الزمن وقيمة الإنتاجية، يصبح السعي لتحقيق المزيد في وقت أقل هدفًا مهمًا للكثيرين. سواء كنت طالبًا أو شخص مُتخصّص بعلمٍ ما، أو حرفي أو رائد أعمال، أو حتى شخص يسعى لتحقيق النمو الشخصي. فإن الرغبة في مضاعفة الإنتاجيّة بنصف الوقت هي هدف مغرٍ. ومن الجيد أن هناك استراتيجيات وتقنيات يمكنها مساعدتك على استثمار إمكاناتك وزيادة نتائجك.
نحاول الإشارة لبعض الأمور التي قد يكون منها ما مَرّ بك، لكن نعرضها بسياق مُتآزر وبِحسب الأهميّة، وذلك لما يخدم تسريع عملية الإنتاج ومن ثم الوصول لنتائج أكبر، وفيما يلي مُقترح لعدد من الأمور التي يمكن القيام بها. (هناك معلومات فنيّة عديدة تم ذكرها نأمل أن نُخصص لها فيما بعد أوراق ومقالات تعريفيّة مُنفصلة، لكن في الوقت الحالي، هناك الكثير في الإنترنت عن أي مُصطلح أو تعبير مُبهم سيمر بك)..
هل بالإمكان تحقيق التغيير المنشود
ضوضاء العلوم الزائفة من مِثل ما يُدعى “علم التنميّة البشريّة” والتي تركز على أن الإنسان من شأنه أن يصنع أكثر بكثير مما كان يقوم به من خلال اساليب غير موضوعيّة، يدفعنا أحيانا للهرب من مثل هذه الأطروحات. لكن في الجانب الآخر فإنه من الواضح أن الإبتكارات والأفكار الإداريّة على مدار التاريخ كانت أدوات تتناسب طرديا مع تحقيق الكفاءة، وعكسيا مع هدر الزمن الذي هو مُتطلب مُلح لتنفيذ أعمالنا.
يعرض المقال فيما يلي بعضاً من تلك الإستراتيجيات المُتاحة للإستخدام من قبل الجميع
ترتيب وتنظيم الأولويات
أحد المفاتيح الأساسية لمضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت هو اتقان فن الترتيب. ابدأ بتحديد المهام والأهداف الأكثر أهمية بالنسبة لك. مبدأ باريتو والمعروف أيضًا بقاعدة 80/20، يشير إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهود. لذا لا بد أن تتمكن من اكتشاف وتحديد مهامك التي تتوافق مع هذا المبدأ والتي ستؤثر بشكل كبير على النتائج المرجوة. يمكن أن تكون الأمور أكثر فعاليّة وثبات إذا قمت بإنشاء قائمة “مهام الأولوية العالية” و “المهام التاليّة أو اللاحقة” ومن ثم قسّمت أولوياتك ووقتك بناءً على ذلك.
استخدام تقنيات إدارة الوقت
إدارة الوقت هي عامل أساسي في تعزيز الإنتاجية. تقنيات مثل تقنية بومودورو، وتقسيم الوقت، ومصفوفة إيزنهاور يمكن أن تكون فعّالة للغاية. تقنية بومودورو تنطوي على تقسيم العمل إلى فترات زمنية، عادة 25 دقيقة من العمل المركزي تليها فترة استراحة لمدة 5 دقائق. تقسيم الوقت ينطوي على تخصيص فترات زمنية محددة لمهام مختلفة. مصفوفة إيزنهاور تساعدك في تصنيف المهام استنادًا إلى العاجلة والمهمة، مما يرشدك إلى التركيز على المهام التي تقع في ربع “مهم وعاجل”.
من المهم أن تعرف في هذا السياق ان معظم مهامنا الضرورية تكون مهمة، ولكن عند عدم التمكن من تنظيم الوقت يصبح معظمها عاجلا، ويكون تنفيذها في تلك الحالة على حساب أمور مهمة أخرى، وعلى حساب الجودة، وفي ظروف نفسية غير سارة، ولا تنسى ان الأمور التي تولد مهمة وتتحول لعاجلة، غالبا ما تفقد الشعور بالتقدير الذاتي أو تقدير الآخرين عند تنفيذها.
استخدام التكنولوجيا بحكمة
التكنولوجيا نعمة ونقمة ونحن من يختار. استغلال قوتها من خلال استخدام تطبيقات الإنتاجية، وأدوات إدارة المشاريع، والأتمتة يمكن أن يحقق تبسيطًا لمهامك. أدوات مثل Trello، وAsana، أو Notion يمكنها مساعدتك في تنظيم مشاريعك والتعاون بفعالية. أدوات الأتمتة يمكن أن تتعامل مع المهام المتكررة، مما يفتح وقتك لأنشطة تضيف قيمة.
التخلص من انشغال الذهن
مستوى معتدل من القلق ولا سيما القلق بشأن نتائج اعمالنا يمكنه أن يعزز مخرجاتنا، لكن تمحور انشغال الذهن بما هو مُقلق مسألة قاتلة الإنتاجية، الوقوع في شرك القلق والخوف من عواقب مواجهته يفني وقت أكثر بكثير مما تتوقع، وهناك في الغالب طريقة موضوعية لتجاوز هذا القلق، على سبيل المثال، تواجه قلق بشأن صديق أو قريب إرفع هاتفك وإتصل، قلق بشأن مسألة اعراض صحية إترك العمل وتوجه للطبيب، تشعر بأن العمل لن ينتهي بالوقت قم بإشعار من هو أعلى بالمسؤوليّة، قلق من كون العمل أقل أهميّة من قضاء الوقت في مكان آخر، إترك العمل، … وهكذا، لكن إياك أن تبقى في مكان يشارك فيه القلق رغبتك بالعمل والإنتاج.
الإنقطاعات والتشتت
مضاعفة الإنتاجية تستوجب بالضرورة بيئة لا تسمح بالانقطاعات. أطفئ إشعارات الأنظمة التي تحيط بك بدءا من الهاتف، وأنشئ مساحة عمل خالية من الفوضى، وحدد فترات زمنية محددة لفحص البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. فكر في استخدام أدوات منع المواقع مثل Freedom, Rescue Time, Cold Turkey Blocker للبقاء في مسار التركيز الذي ترغب به اثناء عملك.
التعلم المستمر وتطوير المهارات
الاستثمار في نموك الشخصي والمهني يمكن أن يعزز بشكل كبير من إنتاجيتك. من خلال التعلم المستمر لمهارات جديدة وتحسين المهارات القائمة لديك، يمكنك أن تصبح أكثر كفاءة في مهامك. سواء من خلال دورات عبر الإنترنت، أو ورش العمل، أو قراءة الكتب، يمكنك تخصيص الوقت لتطوير المهارات وسيكون لهذا تأثير طويل الأمد.
في أحيان قد يكون لديك رغبة في عمل ما أو قد تكون بدأت في أمر ما دون دافع أو مُتطلب مُباشر لعملك، وتقف لأنك فقدت الدافع الذي لا يحاول أن يبث فيه الحياة غيرك، لحالة من اليأس تمر بنا جميعا، كأنك توقعت أن ينتهي الأمر بيوم أو يومين ومرّ شهر، أو لأنك استذكرت خيبة أمل في ظروف مشابه. في كثير من الأحيان يمكنك إكتشاف أن كتاب أو مَصدر علمي مُنظم، من شأنه إعدتك إلى المسار، حتى لو قررت أن تذهب لتأليف قصة أو كتاب ليقرأه الآخرون، وعلِقت في الصفحات الأولى، فإنك ستجد كتب أدوات وعدد من شأنها أن تعطيك الدافعيّة، والخبرة، والإطار العلمي لأن تُكمل عملك، وتخرج بأفضل النتائج.
من المهم أن تعرف بذاتك الخيار الأفضل للمعرفة – والذي تُحققه الممارسة، والكتب أسُسُه في أغلب الأحيان – والذي بالأمكان أحيانا أن يكون فيلم في اليوتيوب، أو إجابة من الشات جي بي تي، أو أحيانا من خلال دورة عبر الإنترنت أو في وجاهيّة، في حال كانت لديك القواعد الأساسيّة، ما أحببت الإشارة إليه هنا، أنه من غير المجدي أن تذهب إلى اليوتيوب لإعداد المَقلوبة، في حال لم تكن لديك أسس مرتبطة بالطبخ، لأنك بهذه الحالة إما ستكون بحاجة الى استعداد مُكلف لضمان مُطابقة المواصفات المَرجوّة، أو ستتكلف زمن ليس بالقليل في البحث عن البدائل، الخبرة والكتب كأساس يسمحان لك أن تضع العناصر المفقودة في السياق إذا ما عثرت عليها في بحثك عبر الإنترنت.
التفويض
ليس عليك أن تقوم بكل شيء بنفسك. التفويض للمهام التي يمكن أن يتولاها الآخرون أو توكيل مسؤوليات معينة يمكن أن يفتح وقتك للتركيز على أنشطة تؤدي إلى قيمة مضافة. يتطلب التفويض الفعّال توجيهًا واضحًا وثقة في أعضاء الفريق أو المتعاونين، قدرتك على التفويض هي انعكاس لقدرتك الإدارية، بالجانب الآخر، في هذا الزمن العديد من الأمور يمكن تفويضها للآلة لتنفيذها، في حال لم تكن على علاقة في بناء الخورزميات التي من شأنها تيسير الأعمال آليا، يمكنك أن تستخدم برامج لا تتطلب أي خبرات في البرمجة Zapier مثال جيد لذلك .
تحديد أهداف ذكية SMART
تحديد أهداف ذكية (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، محددة بزمن) يوفر خارطة طريق واضحة لجهودك. قم بتقسيم الأهداف الكبيرة إلى خطوات صغيرة قابلة للإدارة. هذا النهج ليس فقط يعزز تركيزك، ولكنه أيضًا يمنحك شعورًا بالإنجاز عند تحقيق كل مرحلة.
إبني أداة القياس
يجب أن تكون قادر على تحديد وتقييم ادائك، من المهم لذلك بناء قوائم تحقق من المهام (Check lists)، يمكنك أن تكتب على أي شيء وبأي شيء، اعمل لنفسك دفتر إن كنت تحب الكتابة اذكر التاريخ، سجل مجموعة من الأمور التي ينبغي ان تنفذها في اليوم التالي، وقم بوضع إشارة صح عند كل عمل منتهي، يمكنك ان تطور تلك الورقة فيما بعد، أن تضع اوزان، أن تسجل الأعمال التي تتكرر لتقوم بدراسة تفويضها أو اتمتتها لاحقا، وكما هي العادة يمكن استخدام العديد من البرامج التي يمكنها ان تساعدك على بناء قائمة مهام، مثل: Google Keep, Todoist, Trello وغيرها.
قد يبدو مثل هذا الأمر مضيعة للوقت، ولكن تأكد أن ما لا يقاس، هو امر بالغالب غير مُتحقق، ولا تُغفل أن الهدف هو النتائج، لذا، سيكون من الضروري أحيانا تقليص هذا النشاط عندم تجد أن التقييم بدأ يأتي من الخارج تِبعا لنتائجك، ممن سيردك من الآخرين عن نفسك.
لا تتحدث كثيرا عن ما تحقق مالم يكتمل عملك
قد تكون متحفز لعمل كبير، وقد تكون في ذروة انتاجك، ستلاحظ عندما تتحدث بفخر عن تلك الأعمال، انخفاض مستوى انتاجيتك، مثل هذا الأمر يحدث لعوامل نفسيّة ترتبط بشعورك بالمكافأة ما يخفض من قيمة المكافأة التي تصبو اليها من انتهاء المشروع، أو هذا العمل الكبير الذي تصبو اليه.
الخروج من السياق
الإنتاجية ليست فقط عن تحقيق المهام. إنها أيضًا عن الحفاظ على رفاهيتك. التأمل، وممارسة التمارين الرياضية بانتظام يمكن أن تُعزز من وضوح تفكيرك وإبداعك وكفاءتك العامة. العناية بصحتك البدنية والعقلية ضرورية للحفاظ على الإنتاجية المستدامة، لذا من المهم أن يشمل وقت راحتك شيء من هذا الجانب.
تجاوز التشتت عبر التقييم اللحظي
في حال كنت مشتت، يمكنك أن تقوم بتسجيل الاعمال التي تقوم بها في ملف خاص، تسجل المهمة المطلوبة، ومن ثم وقت انتهائها، اترك رموز كأن يعني مثلا أحد الرموز أن المهمة لم تكتمل بجودة كاملة (50%)، أو كأن يعني أحد الرموز أنك فخور بالانتهاء من جزء يمكن اطلاقه للاستخدام (****).. إلى آخره، مثل هذا الأمر يمكن أن يتم من خلال برنامج بسيط مثل notepad، حاول الإلتزام بهذا الأمر ليوم على الأقل، الأمر لن يأخذ من وقتك ولكن يمكنه أن يساعدك على الشعور بحجم الإنجاز ويحفزك على الارتباط بذلك الحماس الذي تبحث عنه.
استخدم برامج لترتيب الأولويات
يمكنك أن تبحث على الإنترنت، وحيث اليوم تتوفر برامج تتعامل مع السياقات الطويلة مثل Bard, ChatGPT وحتى منصات البحث التقليدية المتوفرة والتي تسمح بإجراءك محادثة مع الذكاء الصناعي مثل Microsoft Edge، فإن مثل هذا الأمر يمكن أن يساعد، يمكنك أن تسأل مثلا: على أن أقوم بتصميم موقع الكتروني، هل يمكن بنقاط أن تذكر لي الأولويات التي ينبغي أن أركز عليها. في هذه الزمن بات من المهم التمكن من الكتابة بشكل كفؤ جدا عند التعامل مع مُحركات البحث وأنظمة الذكاء الصناعي الأخرى، لتتمكن من بناء الاطار الذي تريد اجابة الحاسوب عليه، أدعوك للتعرف على التعبير Prompt Engineering في هذا السياق.
لا تُعد طباعة ما يتكرر..
في حال كان عملك يتركز بالحاسوب، وحيث ان هناك العديد من المهام متكررة، فإن استخدام برامج تجعل ضغطة زر واحدة، من شأنها توفير الكم الكبير من الوقت، من ذلك: AutoHotkey، مثل هذه الأدوات التي تستوجب بعض الخبرة بتنظيم الخوارزميات البرمجيّة، من شأنها أن تساعدك في أثناء تفاعلاتك، سواءا كنت تكتب كثيرا، أو كنت تستخدم قوالب مُعينة في الرد على الرسائل، أن تكون حلا، عبر تشكيلها إختصارات، كمثال: عندما تبدأ رسالتك البريديّة، ولو كانت بأكثر من ديباجة، دع تلك الجمل التي تفتتح بها رسائلك إختصار بضغطة على لوحة المفاتيح، بدلا من إعادة الكتابة في كل مرة.
كن حذرا عند العمل على موضوعين في وقت واحد متى يجب أن تقوم بذلك، ومتى يجب أن تتجنب هذا الأمر، بإعتقادي أنه ولطبيعة تخصصاتنا وآليات عمل أنظمتنا الذهنيّة، فإنه ومع الوقت نبدأ بتقدير حجم استجابتنا للتشتت، في حال كان متاحا لنا التنقل بين مهمتين، لنُقرر متى يلائم نظامنا الذهني مثل هذا الأمر.
يمكن أن يحقق العمل بموضوعين يحتاجان تركيز ذهني ويتضمن كل منهما مساحة زمنية تعتقد انها تتيح لك الانتقال للأخرى مسألة خاطئة، لأن مثل هذا الامر من شأنه تشتيت الذهن. أما أن تكون المهمتان مُستقلتين وبينهما مساحة كبيرة من الإتاحة بما لا يتعارض، أو ان تكون المهمتان تُعاضد إحداهما فإن مثل هذه الحالات تعطي فرصة اكبر للنجاح.
ومع ذلك فإن محاولتك لتقييم علاقتك وأدائك ونتائجك مع أنماط العمل المختلفة والمتداخلة، ضرورية لمساعدك في اتخاذ قرارات توزيع طافاتك الذهنية بالشكل الأمثل.
المراجعة والتقييم
مراجعتك وتقييمك للإستراتيجيات التي تختارها هي النقطة الأهم لضمان التحسن المستمر.
قم بمراجعة تقدمك بانتظام استراتيجياتك وما أدت اليه. إسأل نفسك عن الآليات الإيجابية والسلبية انطلاقا من النتائج. وتأمل بما يحتاج منها إلى تعديل. من خلال تحليل نتائجك وتنقية نهجك، يمكنك تحسين رحلتك في الإنتاجية بشكل مستمر.
ختاما.. مضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت ممكنة في العديد من الأعمال، الأمر يتطلب نهجًا استراتيجيًا والتزام وجهدًا مستمرًا من اجل الإنطلاق نحو فلسفة جديدة. من خلال ترتيب المهام، واتقان تقنيات إدارة الوقت، واستغلال التكنولوجيا، والتخلص من الانشغالات، والاستثمار في تطوير المهارات، والتفويض بحكمة، وتحديد أهداف ذكية، والاهتمام بالرفاهية، يمكنك فتح إمكاناتك الكامنة لتحقيق نتائج رائعة. تذكر، رحلتك نحو زيادة الإنتاجية هي رحلة مستمرة، بالتخطيط لذلك والتفاني، يمكنك تحقيق تقدم كبير نحو أهدافك مع الاستمتاع بحياة متوازنة ومثمرة.
كانت تلك بعض الأفكار، العامة والمتركزة في العمل المكتبي عموما، في حال كان عمل أكثر تخصص وكانت وجهتك تحقيق المزيد من الإختصار فإن ذلك ممكن، لا سيما من خلال الكتب التي يصنعها المُختصصون في مجالات عملك، والتي برأي من المهم الإطلاع عليها إختبارها، وإقتناء الحديث منها. ولعله من المهم أن يكون المقال القادم موجه لأعمال لها طابع آخر من التحديات، كيف سيكون من الممكن تحقيق تطبيق أفكار لنفس الغايّة، بالنسبة للعاملين في خط إنتاج بمصنع، أو للعامل في تلقي اتصالات او مُعاملات الزبائن وفق اجراءات عمل معتمدة.. سنُخصص مقالا قادما لهذا الجانب.
BannerText_Seraphinite Accelerator
إمكانيّة مُضاعفة الإنتاجيّة بنِصف الوقت
مُقدمة..
قد تسأل لِم لَم يكن العنوان ضاعف انتاجيتك اربع مرات، بدلا من الإشارة لنصف الوقت. ذلك لرغبتي الإشارة لفكرة مُتصلة من كتاب “العمل الزائف”، الذي يشير فيه الكاتبان دينيس نورمارك وأنديرز فوغ إلى عدم وجود جدوى حقيقية من زيادة ساعات العمل في أكثر الأحيان وإلى أن المهمة عادة مَنوطة بالوقت المُقدر لتنفيذها. وإقترح الكتاب في هذا الإطار تخفيض ساعات أو حتى أيام العمل الاسبوعية، ويخلص إلى نتيجة مفادها أن الشعور بالانشغال في العديد من الأحيان، لا يعدو كونه عبث لا يؤدي إلى شيء.
في اليابان، تعتبر ساعات العمل التي يقضيها العامل مُرتفعة مقارنة مع ساعات العامل في الدول المُتقدمة، والنتيجة، عكسيّة، كما يُعبر الشكل أدناه والمأخوذ من موقع مركز الأبحاث الإقتصاديّة، والتجاريّة والصناعيّة RIETI..
الأمر الآخر الذي يدفعنا للتفكير بهذه الطريقة، هو أهميّة الإنتاج لكميّة كافيّة بوقت زمني ضيق تفرضه الظروف في كثير من الأحوال، كالحاجة لرعايّة العائلة أو أحد الأقارب، أو للمحددات التي يفرضها التكوين النفسي للشخص، أو لمشكلة صحيّة قد تُلزم عدم أداء العمل المعتاد بساعات طويلة، أو لأننا لا نعيش من أجل الوظيفة وإنما العكس.
اليوم وفي عالم يتسم بسرعة الزمن وقيمة الإنتاجية، يصبح السعي لتحقيق المزيد في وقت أقل هدفًا مهمًا للكثيرين. سواء كنت طالبًا أو شخص مُتخصّص بعلمٍ ما، أو حرفي أو رائد أعمال، أو حتى شخص يسعى لتحقيق النمو الشخصي. فإن الرغبة في مضاعفة الإنتاجيّة بنصف الوقت هي هدف مغرٍ. ومن الجيد أن هناك استراتيجيات وتقنيات يمكنها مساعدتك على استثمار إمكاناتك وزيادة نتائجك.
نحاول الإشارة لبعض الأمور التي قد يكون منها ما مَرّ بك، لكن نعرضها بسياق مُتآزر وبِحسب الأهميّة، وذلك لما يخدم تسريع عملية الإنتاج ومن ثم الوصول لنتائج أكبر، وفيما يلي مُقترح لعدد من الأمور التي يمكن القيام بها. (هناك معلومات فنيّة عديدة تم ذكرها نأمل أن نُخصص لها فيما بعد أوراق ومقالات تعريفيّة مُنفصلة، لكن في الوقت الحالي، هناك الكثير في الإنترنت عن أي مُصطلح أو تعبير مُبهم سيمر بك)..
هل بالإمكان تحقيق التغيير المنشود
ضوضاء العلوم الزائفة من مِثل ما يُدعى “علم التنميّة البشريّة” والتي تركز على أن الإنسان من شأنه أن يصنع أكثر بكثير مما كان يقوم به من خلال اساليب غير موضوعيّة، يدفعنا أحيانا للهرب من مثل هذه الأطروحات.
لكن في الجانب الآخر فإنه من الواضح أن الإبتكارات والأفكار الإداريّة على مدار التاريخ كانت أدوات تتناسب طرديا مع تحقيق الكفاءة، وعكسيا مع هدر الزمن الذي هو مُتطلب مُلح لتنفيذ أعمالنا.
يعرض المقال فيما يلي بعضاً من تلك الإستراتيجيات المُتاحة للإستخدام من قبل الجميع
ترتيب وتنظيم الأولويات
أحد المفاتيح الأساسية لمضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت هو اتقان فن الترتيب. ابدأ بتحديد المهام والأهداف الأكثر أهمية بالنسبة لك. مبدأ باريتو والمعروف أيضًا بقاعدة 80/20، يشير إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهود. لذا لا بد أن تتمكن من اكتشاف وتحديد مهامك التي تتوافق مع هذا المبدأ والتي ستؤثر بشكل كبير على النتائج المرجوة. يمكن أن تكون الأمور أكثر فعاليّة وثبات إذا قمت بإنشاء قائمة “مهام الأولوية العالية” و “المهام التاليّة أو اللاحقة” ومن ثم قسّمت أولوياتك ووقتك بناءً على ذلك.
استخدام تقنيات إدارة الوقت
إدارة الوقت هي عامل أساسي في تعزيز الإنتاجية. تقنيات مثل تقنية بومودورو، وتقسيم الوقت، ومصفوفة إيزنهاور يمكن أن تكون فعّالة للغاية. تقنية بومودورو تنطوي على تقسيم العمل إلى فترات زمنية، عادة 25 دقيقة من العمل المركزي تليها فترة استراحة لمدة 5 دقائق. تقسيم الوقت ينطوي على تخصيص فترات زمنية محددة لمهام مختلفة. مصفوفة إيزنهاور تساعدك في تصنيف المهام استنادًا إلى العاجلة والمهمة، مما يرشدك إلى التركيز على المهام التي تقع في ربع “مهم وعاجل”.
من المهم أن تعرف في هذا السياق ان معظم مهامنا الضرورية تكون مهمة، ولكن عند عدم التمكن من تنظيم الوقت يصبح معظمها عاجلا، ويكون تنفيذها في تلك الحالة على حساب أمور مهمة أخرى، وعلى حساب الجودة، وفي ظروف نفسية غير سارة، ولا تنسى ان الأمور التي تولد مهمة وتتحول لعاجلة، غالبا ما تفقد الشعور بالتقدير الذاتي أو تقدير الآخرين عند تنفيذها.
استخدام التكنولوجيا بحكمة
التكنولوجيا نعمة ونقمة ونحن من يختار. استغلال قوتها من خلال استخدام تطبيقات الإنتاجية، وأدوات إدارة المشاريع، والأتمتة يمكن أن يحقق تبسيطًا لمهامك. أدوات مثل Trello، وAsana، أو Notion يمكنها مساعدتك في تنظيم مشاريعك والتعاون بفعالية. أدوات الأتمتة يمكن أن تتعامل مع المهام المتكررة، مما يفتح وقتك لأنشطة تضيف قيمة.
التخلص من انشغال الذهن
مستوى معتدل من القلق ولا سيما القلق بشأن نتائج اعمالنا يمكنه أن يعزز مخرجاتنا، لكن تمحور انشغال الذهن بما هو مُقلق مسألة قاتلة الإنتاجية، الوقوع في شرك القلق والخوف من عواقب مواجهته يفني وقت أكثر بكثير مما تتوقع، وهناك في الغالب طريقة موضوعية لتجاوز هذا القلق، على سبيل المثال، تواجه قلق بشأن صديق أو قريب إرفع هاتفك وإتصل، قلق بشأن مسألة اعراض صحية إترك العمل وتوجه للطبيب، تشعر بأن العمل لن ينتهي بالوقت قم بإشعار من هو أعلى بالمسؤوليّة، قلق من كون العمل أقل أهميّة من قضاء الوقت في مكان آخر، إترك العمل، … وهكذا، لكن إياك أن تبقى في مكان يشارك فيه القلق رغبتك بالعمل والإنتاج.
الإنقطاعات والتشتت
مضاعفة الإنتاجية تستوجب بالضرورة بيئة لا تسمح بالانقطاعات. أطفئ إشعارات الأنظمة التي تحيط بك بدءا من الهاتف، وأنشئ مساحة عمل خالية من الفوضى، وحدد فترات زمنية محددة لفحص البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. فكر في استخدام أدوات منع المواقع مثل Freedom, Rescue Time, Cold Turkey Blocker للبقاء في مسار التركيز الذي ترغب به اثناء عملك.
التعلم المستمر وتطوير المهارات
الاستثمار في نموك الشخصي والمهني يمكن أن يعزز بشكل كبير من إنتاجيتك. من خلال التعلم المستمر لمهارات جديدة وتحسين المهارات القائمة لديك، يمكنك أن تصبح أكثر كفاءة في مهامك. سواء من خلال دورات عبر الإنترنت، أو ورش العمل، أو قراءة الكتب، يمكنك تخصيص الوقت لتطوير المهارات وسيكون لهذا تأثير طويل الأمد.
في أحيان قد يكون لديك رغبة في عمل ما أو قد تكون بدأت في أمر ما دون دافع أو مُتطلب مُباشر لعملك، وتقف لأنك فقدت الدافع الذي لا يحاول أن يبث فيه الحياة غيرك، لحالة من اليأس تمر بنا جميعا، كأنك توقعت أن ينتهي الأمر بيوم أو يومين ومرّ شهر، أو لأنك استذكرت خيبة أمل في ظروف مشابه. في كثير من الأحيان يمكنك إكتشاف أن كتاب أو مَصدر علمي مُنظم، من شأنه إعدتك إلى المسار، حتى لو قررت أن تذهب لتأليف قصة أو كتاب ليقرأه الآخرون، وعلِقت في الصفحات الأولى، فإنك ستجد كتب أدوات وعدد من شأنها أن تعطيك الدافعيّة، والخبرة، والإطار العلمي لأن تُكمل عملك، وتخرج بأفضل النتائج.
من المهم أن تعرف بذاتك الخيار الأفضل للمعرفة – والذي تُحققه الممارسة، والكتب أسُسُه في أغلب الأحيان – والذي بالأمكان أحيانا أن يكون فيلم في اليوتيوب، أو إجابة من الشات جي بي تي، أو أحيانا من خلال دورة عبر الإنترنت أو في وجاهيّة، في حال كانت لديك القواعد الأساسيّة، ما أحببت الإشارة إليه هنا، أنه من غير المجدي أن تذهب إلى اليوتيوب لإعداد المَقلوبة، في حال لم تكن لديك أسس مرتبطة بالطبخ، لأنك بهذه الحالة إما ستكون بحاجة الى استعداد مُكلف لضمان مُطابقة المواصفات المَرجوّة، أو ستتكلف زمن ليس بالقليل في البحث عن البدائل، الخبرة والكتب كأساس يسمحان لك أن تضع العناصر المفقودة في السياق إذا ما عثرت عليها في بحثك عبر الإنترنت.
التفويض
ليس عليك أن تقوم بكل شيء بنفسك. التفويض للمهام التي يمكن أن يتولاها الآخرون أو توكيل مسؤوليات معينة يمكن أن يفتح وقتك للتركيز على أنشطة تؤدي إلى قيمة مضافة. يتطلب التفويض الفعّال توجيهًا واضحًا وثقة في أعضاء الفريق أو المتعاونين، قدرتك على التفويض هي انعكاس لقدرتك الإدارية، بالجانب الآخر، في هذا الزمن العديد من الأمور يمكن تفويضها للآلة لتنفيذها، في حال لم تكن على علاقة في بناء الخورزميات التي من شأنها تيسير الأعمال آليا، يمكنك أن تستخدم برامج لا تتطلب أي خبرات في البرمجة Zapier مثال جيد لذلك .
تحديد أهداف ذكية SMART
تحديد أهداف ذكية (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، محددة بزمن) يوفر خارطة طريق واضحة لجهودك. قم بتقسيم الأهداف الكبيرة إلى خطوات صغيرة قابلة للإدارة. هذا النهج ليس فقط يعزز تركيزك، ولكنه أيضًا يمنحك شعورًا بالإنجاز عند تحقيق كل مرحلة.
إبني أداة القياس
يجب أن تكون قادر على تحديد وتقييم ادائك، من المهم لذلك بناء قوائم تحقق من المهام (Check lists)، يمكنك أن تكتب على أي شيء وبأي شيء، اعمل لنفسك دفتر إن كنت تحب الكتابة اذكر التاريخ، سجل مجموعة من الأمور التي ينبغي ان تنفذها في اليوم التالي، وقم بوضع إشارة صح عند كل عمل منتهي، يمكنك ان تطور تلك الورقة فيما بعد، أن تضع اوزان، أن تسجل الأعمال التي تتكرر لتقوم بدراسة تفويضها أو اتمتتها لاحقا، وكما هي العادة يمكن استخدام العديد من البرامج التي يمكنها ان تساعدك على بناء قائمة مهام، مثل: Google Keep, Todoist, Trello وغيرها.
قد يبدو مثل هذا الأمر مضيعة للوقت، ولكن تأكد أن ما لا يقاس، هو امر بالغالب غير مُتحقق، ولا تُغفل أن الهدف هو النتائج، لذا، سيكون من الضروري أحيانا تقليص هذا النشاط عندم تجد أن التقييم بدأ يأتي من الخارج تِبعا لنتائجك، ممن سيردك من الآخرين عن نفسك.
لا تتحدث كثيرا عن ما تحقق مالم يكتمل عملك
قد تكون متحفز لعمل كبير، وقد تكون في ذروة انتاجك، ستلاحظ عندما تتحدث بفخر عن تلك الأعمال، انخفاض مستوى انتاجيتك، مثل هذا الأمر يحدث لعوامل نفسيّة ترتبط بشعورك بالمكافأة ما يخفض من قيمة المكافأة التي تصبو اليها من انتهاء المشروع، أو هذا العمل الكبير الذي تصبو اليه.
الخروج من السياق
الإنتاجية ليست فقط عن تحقيق المهام. إنها أيضًا عن الحفاظ على رفاهيتك. التأمل، وممارسة التمارين الرياضية بانتظام يمكن أن تُعزز من وضوح تفكيرك وإبداعك وكفاءتك العامة. العناية بصحتك البدنية والعقلية ضرورية للحفاظ على الإنتاجية المستدامة، لذا من المهم أن يشمل وقت راحتك شيء من هذا الجانب.
تجاوز التشتت عبر التقييم اللحظي
في حال كنت مشتت، يمكنك أن تقوم بتسجيل الاعمال التي تقوم بها في ملف خاص، تسجل المهمة المطلوبة، ومن ثم وقت انتهائها، اترك رموز كأن يعني مثلا أحد الرموز أن المهمة لم تكتمل بجودة كاملة (50%)، أو كأن يعني أحد الرموز أنك فخور بالانتهاء من جزء يمكن اطلاقه للاستخدام (****).. إلى آخره، مثل هذا الأمر يمكن أن يتم من خلال برنامج بسيط مثل notepad، حاول الإلتزام بهذا الأمر ليوم على الأقل، الأمر لن يأخذ من وقتك ولكن يمكنه أن يساعدك على الشعور بحجم الإنجاز ويحفزك على الارتباط بذلك الحماس الذي تبحث عنه.
استخدم برامج لترتيب الأولويات
يمكنك أن تبحث على الإنترنت، وحيث اليوم تتوفر برامج تتعامل مع السياقات الطويلة مثل Bard, ChatGPT وحتى منصات البحث التقليدية المتوفرة والتي تسمح بإجراءك محادثة مع الذكاء الصناعي مثل Microsoft Edge، فإن مثل هذا الأمر يمكن أن يساعد، يمكنك أن تسأل مثلا: على أن أقوم بتصميم موقع الكتروني، هل يمكن بنقاط أن تذكر لي الأولويات التي ينبغي أن أركز عليها. في هذه الزمن بات من المهم التمكن من الكتابة بشكل كفؤ جدا عند التعامل مع مُحركات البحث وأنظمة الذكاء الصناعي الأخرى، لتتمكن من بناء الاطار الذي تريد اجابة الحاسوب عليه، أدعوك للتعرف على التعبير Prompt Engineering في هذا السياق.
لا تُعد طباعة ما يتكرر..
في حال كان عملك يتركز بالحاسوب، وحيث ان هناك العديد من المهام متكررة، فإن استخدام برامج تجعل ضغطة زر واحدة، من شأنها توفير الكم الكبير من الوقت، من ذلك: AutoHotkey، مثل هذه الأدوات التي تستوجب بعض الخبرة بتنظيم الخوارزميات البرمجيّة، من شأنها أن تساعدك في أثناء تفاعلاتك، سواءا كنت تكتب كثيرا، أو كنت تستخدم قوالب مُعينة في الرد على الرسائل، أن تكون حلا، عبر تشكيلها إختصارات، كمثال: عندما تبدأ رسالتك البريديّة، ولو كانت بأكثر من ديباجة، دع تلك الجمل التي تفتتح بها رسائلك إختصار بضغطة على لوحة المفاتيح، بدلا من إعادة الكتابة في كل مرة.
كن حذرا عند العمل على موضوعين في وقت واحد
متى يجب أن تقوم بذلك، ومتى يجب أن تتجنب هذا الأمر، بإعتقادي أنه ولطبيعة تخصصاتنا وآليات عمل أنظمتنا الذهنيّة، فإنه ومع الوقت نبدأ بتقدير حجم استجابتنا للتشتت، في حال كان متاحا لنا التنقل بين مهمتين، لنُقرر متى يلائم نظامنا الذهني مثل هذا الأمر.
يمكن أن يحقق العمل بموضوعين يحتاجان تركيز ذهني ويتضمن كل منهما مساحة زمنية تعتقد انها تتيح لك الانتقال للأخرى مسألة خاطئة، لأن مثل هذا الامر من شأنه تشتيت الذهن.
أما أن تكون المهمتان مُستقلتين وبينهما مساحة كبيرة من الإتاحة بما لا يتعارض، أو ان تكون المهمتان تُعاضد إحداهما فإن مثل هذه الحالات تعطي فرصة اكبر للنجاح.
ومع ذلك فإن محاولتك لتقييم علاقتك وأدائك ونتائجك مع أنماط العمل المختلفة والمتداخلة، ضرورية لمساعدك في اتخاذ قرارات توزيع طافاتك الذهنية بالشكل الأمثل.
المراجعة والتقييم
مراجعتك وتقييمك للإستراتيجيات التي تختارها هي النقطة الأهم لضمان التحسن المستمر.
قم بمراجعة تقدمك بانتظام استراتيجياتك وما أدت اليه. إسأل نفسك عن الآليات الإيجابية والسلبية انطلاقا من النتائج. وتأمل بما يحتاج منها إلى تعديل. من خلال تحليل نتائجك وتنقية نهجك، يمكنك تحسين رحلتك في الإنتاجية بشكل مستمر.
ختاما..
مضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت ممكنة في العديد من الأعمال، الأمر يتطلب نهجًا استراتيجيًا والتزام وجهدًا مستمرًا من اجل الإنطلاق نحو فلسفة جديدة. من خلال ترتيب المهام، واتقان تقنيات إدارة الوقت، واستغلال التكنولوجيا، والتخلص من الانشغالات، والاستثمار في تطوير المهارات، والتفويض بحكمة، وتحديد أهداف ذكية، والاهتمام بالرفاهية، يمكنك فتح إمكاناتك الكامنة لتحقيق نتائج رائعة. تذكر، رحلتك نحو زيادة الإنتاجية هي رحلة مستمرة، بالتخطيط لذلك والتفاني، يمكنك تحقيق تقدم كبير نحو أهدافك مع الاستمتاع بحياة متوازنة ومثمرة.
كانت تلك بعض الأفكار، العامة والمتركزة في العمل المكتبي عموما، في حال كان عمل أكثر تخصص وكانت وجهتك تحقيق المزيد من الإختصار فإن ذلك ممكن، لا سيما من خلال الكتب التي يصنعها المُختصصون في مجالات عملك، والتي برأي من المهم الإطلاع عليها إختبارها، وإقتناء الحديث منها. ولعله من المهم أن يكون المقال القادم موجه لأعمال لها طابع آخر من التحديات، كيف سيكون من الممكن تحقيق تطبيق أفكار لنفس الغايّة، بالنسبة للعاملين في خط إنتاج بمصنع، أو للعامل في تلقي اتصالات او مُعاملات الزبائن وفق اجراءات عمل معتمدة..
سنُخصص مقالا قادما لهذا الجانب.
Archives
Categories
الأرشيف
آخر المَقالات
التصنيفات
الرزنامة